Amortyzacja mebli biurowych - co warto o tym wiedzieć?

Czym jest amortyzacja?

Na wstępie zacznijmy od wyjaśnienia, czym w ogóle jest amortyzacja. Amortyzacja to proces rozłożenia kosztów związanych z aktywem trwałym na określony czas. Aktywa, które znajdują się w firmie, z biegiem czasu skazane są na starzenie się i jednocześnie zużycie. Amortyzacja pozwala przedsiębiorcom rozkładać te koszty w czasie, co pomaga lepiej odzwierciedlić rzeczywistą wartość aktywów w księgach rachunkowych.

Czy meble można amortyzować?

Ustawa mówi jasno, że do środków trwałych w przedsiębiorstwie, zalicza się: budynki, lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne mniejsze przedmioty. Środki te powinny być wyłączną własnością przedsiębiorstwa. Jeżeli majątek firmy, a w tym przypadku meble biurowe, zakwalifikujemy jako środek trwały, wówczas umożliwimy sobie ich amortyzację. 
 

Współczesne meble biurowe to nie lada wydatek, zwłaszcza jeśli postawimy na wysoką klasę jakości i ergonomię, jaka ma miejsce na przykład w przypadku biurek regulowanych elektrycznie sit&stand. Zapewniają one odpowiednią wysokośc oraz wygodę użytkowania zarówno w pozycji stojącej, jak i siedzącej, jednak ich cena nie należy do niskich. Taki mebel w firmie z pewnością powinien podlegać amortyzacji.

Jak dokonać amortyzacji mebli biurowych w firmie?

Amortyzacja wiąże się z dokonywaniem odpisów amortyzacyjnych, czyli na obniżeniu dochodu, a co za tym idzie wysokości podatku jaki trzeba ponieść. Odpisu takiego można dokonać wówczas, gdy wartość amortyzowanego majątku przekracza kwotę 3,5 zł. Aby określić wartość mebli, należy wziąć pod uwagę ich początkową wartość oraz odjąć od niej należny podatek, aby uzyskać kwotę netto.

 

Odpis amortyzacyjny mebli biurowych powinien zostać wykonany dokładnie w tym samym miesiącu, w którym oddano meble do użytkowania w firmie. Można to zrobić również w kolejnym miesiącu. Jednak nie można tego okresu przedłużać i po upływie dwóch miesięcy od wydania mebli do użytku nie można przeprowadzić już amortyzacji. 

 

W sytuacji gdy wartość mebli przewyższy kwotę 10 000 zł, na przykład gdy wymieniamy wszystkie fotele biurowe w firmie, amortyzację trzeba podzielić na kilka części i dokonywać odpisów częściowych. Wówczas istotną kwestię odgrywa faktura VAT na meble biurowe.

Jaką stawkę amortyzacji dla mebli należy przyjąć?

Księgowość mebli biurowych i rozliczenia związane z zakupem mebli do biura to obowiązki jakie spoczywają najczęściej na barkach księgowego lub biura, które współpracuje z przedsiębiorstwem. Warto wiedzieć jednak jaką stawkę należy uwzględnić w w takich rozliczeniach, aby lepiej zaplanować firmowy budżet. 

 

W przypadku gdy wartość jednostkowa konkretnego mebla nie przekracza kwoty 3500 zł, przedsiębiorca może nie zaliczać go do środków trwałych. Wydatki poniesione na jego nabycie można zaliczyć wówczas bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

 

Jeżeli jednostkowa wartość mebla jest wyższa niż 3500 zł, to podatnik powinien go wprowadzić do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych Liniowa stawka amortyzacji wynosi wówczas 20% dla mebli nowych (okres 5 letni amortyzacji) oraz ok. 33% w przypadku mebli używanych (3 letni okres amortyzacji podatkowej).

Jak zaksięgować zakup mebli do biura?

Księgowanie zakupu mebli do biura wymaga uwzględnienia kilku kroków. Przede wszystkim należy upewnić się, że otrzymano fakturę VAT lub inny dokument potwierdzający zakup mebli od dostawcy. Faktura powinna zawierać informacje takie jak: nazwa dostawcy, numer faktury, opis zakupionych mebli, ilość, cena jednostkowa i całkowita wartość. 

 

Następnie należy przydzielić zakupione meble do odpowiednich kont księgowych. W zależności od specyfikacji transakcji w firmie, mogą to być np. konta związane z wyposażeniem biura lub środkami trwałymi. Na koniec dokonuje się wpisu księgowego, uwzględniając odpowiednie konta księgowe, kwoty zakupu, ewentualne VAT oraz inne związane z zakupem koszty, takie jak koszty dostawy.

 

Czytaj również: Wpływ mebli na produktywność