Data obowiązywania: 31 sierpnia 2026 r.

W tej polityce wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku ze stroną i sklepem Rent4Place, w jakim celu, jak długo oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Rent4Place sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa, KRS 0000598713, NIP 5272758009, REGON 363623518, dalej: „Administrator”.
W sprawach dotyczących prywatności można skontaktować się przez e-mail biuro@rent4place.pl lub pisemnie na adres siedziby. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych; zgłoszenia obsługuje bezpośrednio.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania ze strony możemy przetwarzać:

dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, e-mail i numer telefonu,
dane rozliczeniowe i adresowe, w tym nazwę firmy, NIP, adres rozliczeniowy oraz adres dostawy,
dane Zamówienia, płatności, dostawy, wniesienia, montażu, reklamacji i zwrotów, w tym informacje o piętrze, windzie, dojeździe oraz uwagi przekazane przez Klienta,
dane dotyczące zapytań o dostępność, wynajem, projekt lub indywidualną wycenę oraz historię korespondencji,
dane konta Klienta, jeżeli funkcja konta jest dostępna,
dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory urządzenia i sesji, typ przeglądarki, system operacyjny, logi bezpieczeństwa oraz informacje zapisane w plikach cookies,
informacje o udzielonych zgodach i zgłoszonych sprzeciwach.

3. Skąd otrzymujemy dane

Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od użytkownika w formularzu, wiadomości, rozmowie lub podczas składania Zamówienia. Dane techniczne zbierane są automatycznie przez urządzenie i serwer. Informacje o statusie płatności lub dostawy możemy otrzymać od operatora płatności, banku, przewoźnika albo podmiotu realizującego usługę logistyczną. Dane firmowe możemy weryfikować w publicznych rejestrach, takich jak CEIDG, KRS lub wykaz podatników VAT.

4. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania

Cel	Podstawa prawna	Okres
Obsługa koszyka, Zamówienia, płatności, dostawy oraz usług dodatkowych	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem i wykonanie umowy	Przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń
Odpowiedź na zapytanie, wycena, konsultacja projektowa lub wynajem	art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a gdy nie dochodzi do umowy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i ochronie przed roszczeniami	Zwykle do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, dłużej jeśli jest to potrzebne do ustalenia lub obrony roszczeń
Prowadzenie konta Klienta, jeżeli jest dostępne	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	Do usunięcia konta, a następnie przez okres potrzebny do rozliczenia i obrony roszczeń
Faktury, księgowość i obowiązki podatkowe	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny	Przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, zwykle 5 lat liczonych zgodnie z tymi przepisami
Zwroty, reklamacje, dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Do zakończenia sprawy i upływu właściwego okresu przedawnienia
Bezpieczeństwo strony, zapobieganie nadużyciom i diagnostyka błędów	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora	Logi są przechowywane zwykle do 12 miesięcy, chyba że incydent wymaga dłuższego zabezpieczenia danych
Marketing bezpośredni własnych usług w dozwolonych kanałach	art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a dla wysyłki informacji handlowej lub użycia telekomunikacyjnych urządzeń końcowych również właściwa zgoda wymagana przepisami komunikacji elektronicznej	Do wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody lub ustania przydatności danych
Newsletter	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda oraz zgoda wymagana przepisami komunikacji elektronicznej	Do wycofania zgody; minimalne dane o zgodzie możemy zachować dla wykazania zgodności
Analityka, personalizacja i marketing oparty na opcjonalnych cookies	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda	Do wycofania zgody albo wygaśnięcia danego pliku cookie, zgodnie z informacją w panelu zgód

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest konieczne do złożenia i realizacji Zamówienia, wystawienia dokumentu sprzedaży albo udzielenia odpowiedzi. Bez nich wykonanie danej czynności może nie być możliwe. Dane dodatkowe, zgoda marketingowa oraz opcjonalne cookies są dobrowolne i ich brak nie wpływa na możliwość dokonania zakupu.

6. Komu udostępniamy dane

Dane mogą otrzymywać wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji danego celu:

dostawcy hostingu, poczty, utrzymania IT, kopii zapasowych i cyberbezpieczeństwa,
operatorzy płatności, w tym PayPro S.A. obsługująca Przelewy24, oraz banki,
przewoźnicy, kurierzy, magazyn, podmioty realizujące transport, wniesienie lub montaż,
biuro księgowe, doradcy prawni, audytorzy i ubezpieczyciele,
dostawcy narzędzi formularzy, obsługi klienta, dokumentów i komunikacji,
dostawcy narzędzi analitycznych lub marketingowych – wyłącznie gdy jest to dopuszczalne i użytkownik udzielił wymaganej zgody,
uprawnione organy publiczne, gdy wynika to z prawa.

Podmioty działające na zlecenie Administratora są związane umowami i mogą korzystać z danych wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi instrukcjami. Niezależni administratorzy, tacy jak bank lub operator płatności, przetwarzają dane również na zasadach opisanych we własnych politykach prywatności.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku Administrator korzysta z mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, uczestnictwa odbiorcy w EU–US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są potrzebne. Informację o zastosowanym zabezpieczeniu lub jego kopię można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

W granicach przewidzianych przez RODO przysługuje prawo do:

dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
sprostowania danych,
usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym w każdym czasie wobec marketingu bezpośredniego,
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.

Wniosek można przesłać na biuro@rent4place.pl. Dla ochrony danych Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

9. Zautomatyzowane decyzje

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Kalkulator dostawy może automatycznie dobierać dostępne metody i koszty według obiektywnych danych koszyka, adresu i klas logistycznych; nie jest to profilowanie ustalające indywidualną cenę na podstawie cech osobowych Klienta.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika. Strona może używać również pamięci lokalnej, pikseli i podobnych identyfikatorów.
Niezbędne cookies zapewniają działanie koszyka, sesji, logowania, bezpieczeństwa, wyboru dostawy i zapamiętanie preferencji zgody. Są używane, gdy jest to konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub zapewnienia bezpiecznej komunikacji.
Funkcjonalne cookies zapamiętują dodatkowe preferencje i ułatwiają korzystanie ze strony.
Analityczne cookies pomagają mierzyć odwiedziny i ulepszać stronę, a marketingowe cookies służą mierzeniu kampanii lub dopasowaniu reklamy.
Cookies funkcjonalne, analityczne i marketingowe, które nie są niezbędne, mogą zostać uruchomione dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody. Użytkownik powinien mieć możliwość przyjęcia, odrzucenia i późniejszej zmiany decyzji z porównywalną łatwością.
Strona może korzystać z menedżera tagów, który technicznie zarządza innymi narzędziami. Sam kontener i uruchamiane przez niego tagi muszą respektować wybór użytkownika; tagi analityczne lub marketingowe nie powinny działać przed zgodą.
Cookies można także usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie niezbędnych cookies może uniemożliwić działanie koszyka lub logowania. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Szczegółowa lista aktualnie używanych opcjonalnych dostawców, celów i okresów przechowywania powinna być prezentowana w panelu zarządzania zgodami dostępnym na stronie.

11. Formularze, konto i newsletter

Dane wpisane w formularzu są wykorzystywane do obsługi wskazanej sprawy. W polach opisowych nie należy podawać danych szczególnych kategorii ani danych innych osób, jeżeli nie jest to potrzebne.
Jeżeli Klient korzysta z konta, odpowiada za zachowanie poufności hasła. Administrator może wysyłać wiadomości techniczne związane z bezpieczeństwem i obsługą konta niezależnie od zgody marketingowej.
Newsletter i inne informacje handlowe są wysyłane tylko w zakresie objętym zgodą. Rezygnacja jest możliwa w każdej chwili, bez opłat.

12. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie połączenia SSL/TLS, kontrolę dostępu, aktualizacje oprogramowania i kopie zapasowe. Żaden sposób transmisji lub przechowywania nie gwarantuje jednak całkowitego braku ryzyka. W razie podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa konta lub korespondencji należy niezwłocznie skontaktować się z Administratorem.

13. Linki zewnętrzne

Strona może zawierać odnośniki do serwisów prowadzonych przez inne podmioty. Po przejściu do takiego serwisu obowiązują jego zasady prywatności, za które Administrator nie odpowiada.

14. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą przepisów, funkcji strony, dostawców lub sposobów przetwarzania. Aktualna wersja i data jej obowiązywania są publikowane na tej stronie. Jeżeli zmiana będzie istotnie wpływała na sposób wykorzystania danych, Administrator zastosuje odpowiedni sposób poinformowania użytkowników lub ponownie poprosi o zgodę, gdy będzie to wymagane.

Polityka prywatności